Inhoud
Instellen op sessietype niveau.
Instellen op cliëntniveau.
Instellen op agendaniveau (herinnering vs. bevestiging).
Welke locatie zet je in de afspraakbevestiging.
Nakijken of een herinnering verstuurd is.
Een SMS bevestiging komt niet aan.
Een E-mail bevestiging komt niet aan.
Afspraakherinneringen worden automatisch verstuurd door het systeem.
Hiervoor dien je de juiste instellingen te doen:
Instelling op sessietype niveau
Ga naar het betreffende sessietype, klik op wijzig (potloodje).
Je kijkt bij SMS notificatie (1) en E-mail notificatie (2) wat de huidige instelling is.
Wat in het sessie type is gekozen geldt voor alle cliënten.
Wil je dit wijzigen => klik je op het keuzemenu en de opties zijn geen, alle cliënten en cliënt specifiek.
GEEN : geen enkele cliënt krijgt een herinnering (ook al is het wél ingesteld in het profiel van de specifieke cliënt).
ALLE cliënten : alle cliënten krijgen een herinnering (SMS of Email) ongeacht de instelling bij de specifieke client.
CLIENT SPECIFIEK : het systeem checkt de instelling op cliëntniveau en stuurt wel of geen herinnering.
Instelling op cliëntniveau
Instellen in het tabblad Communicatie in de client gegevens.
Geef per cliënt aan of deze wel of geen afspraakherinnering gaat ontvangen.
Geef aan of de herinnering per SMS of per E-mail verstuurd wordt.
Geen vinkje betekent geen herinnering.
Klik op bewaar om de wijziging op te slaan.
Instelling op agendaniveau (herinnering vs. bevestiging)
In een afspraak in de agenda geef je aan of er wel of geen afspraakherinnering verstuurd moet worden, en ook hoe
( via SMS en/of Email ) (1).Wijzigingen sla je op door op Wijzig (2) te klikken.
Let op : Afspraakherinneringen worden alleen verstuurd bij een afspraak met 'directe tijd'.
Herinneringen worden niet verstuurd bij afspraken met alleen 'indirecte tijd'.
Een herinnering wordt een aantal dagen of uren voorafgaand aan de afspraak verstuurd.
Een bevestiging wordt verstuurd direct na het maken van de afspraak.
Welke locatie komt je in de afspraakbevestiging
Normaal gesproken wordt de locatie van de agenda waar de afspraak is ingepland in de afspraakbevestiging weergegeven.
Deze locatie kan overruled worden door een andere locatie in de geplande sessie in te geven.
In dit voorbeeld is de afspraak dus ingepland in de agenda van Eindhoven, maar in de bevestiging van de afspraak komt te staan dat de locatie Tilburg is.
Nakijken of een herinnering verstuurd is
Daadwerkelijk verstuurde afspraakherinneringen zie je onder het tabblad herinneringen.
Een SMS bevestiging komt niet aan
Redenen waarom een SMS bevestiging niet aankomt kunnen zijn:
Het telefoonnummer klopt niet.
De client heeft het telefoonnummer geblokkeerd (client kan het telefoonnummer weer deblokkeren).
Een E-mail bevestiging komt niet aan
Een E-mail adres kan foutief zijn.
Een E-mail adres kan niet gevalideerd zijn.
Als een E-mail bevestiging niet aankomt dan wordt daarvan een bericht gestuurd naar de inbox van het Client Contact Center. Controleer deze inbox regelmatig.
Als een client de mail als SPAM aangemerkt heeft, wordt er geen e-mail meer verstuurd naar de client. Dat kan men hier controleren.
Met behulp van het overzicht " onderdrukte E-mail adressen" kun je deze E-mail adressen weer vrijgeven.
Zet hiervoor wel de juiste rechten aan.
-------------------------------------------------------
12-05-2025 Je kunt nu een afspraakbevestiging vanuit de agenda versturen, direct na het maken van de afspraak.