FAQ Intern of via Vecozo crediteren

1. Wat doen wij als softwarepakket?

Wij sturen namens de zorgaanbieder een factuurbericht naar de zorgverzekeraar en of gemeente.
Dit gebeurt via het factuur-bericht en loopt altijd via VECOZO.

• ZPM GDS801

• JEUGD JW323

• WMO WMO323

De zorgverzekeraar/ gemeente stuurt daarna een antwoordbericht terug.

• ZPM GDS802

• JEUGD JW325

• WMO WMO325

In dat antwoord staat:

• welke factuurregels zijn afgekeurd

• en het totaal goedgekeurde bedrag

2. Stap voor stap: wat gebeurt er?

Stap 1 – Factuur versturen

De zorgaanbieder maakt in het systeem een factuur aan.
Dit gebeurt via het factuur-bericht en loopt altijd via VECOZO.

• ZPM GDS801

• JEUGD JW323

• WMO WMO323

Stap 2 – Antwoord van de zorgverzekeraar / gemeente

De zorgverzekeraar / gemeente controleert elke factuurregel afzonderlijk en stuurt een antwoord terug:

✅ Goedgekeurd
❌ Afgekeurd

3. Wat doen we met goedgekeurde en afgekeurde regels?

Situatie A – Factuurregel is goedgekeurd

✅ Deze regel is akkoord bevonden door de zorgverzekeraar/ gemeente.
✅ De zorgverzekeraar / gemeente gaat deze regel (of heeft deze al) betalen.

Hier hoeft niets meer mee te gebeuren.

Situatie B – Factuurregel is afgekeurd

❌ De zorgverzekeraar betaalt deze regel niet.

Deze regel moet intern worden verwerkt:

Wat betekent dat?

• De afgekeurde regel wordt intern gecrediteerd (teruggedraaid in de administratie).

• Daarna wordt de fout gecorrigeerd.

• De gecorrigeerde regel wordt opnieuw gefactureerd in een nieuwe GDS801.

📌 Dit gebeurt niet via VECOZO, maar binnen het eigen systeem.

4. Belangrijk verschil: intern vs extern/ via Vecozo crediteren

❗ Situatie C – Goedgekeurde regel moet tóch worden teruggedraaid

Soms blijkt dat een factuurregel:

• al is goedgekeurd door de zorgverzekeraar / gemeente

• maar achteraf toch niet correct blijkt (bijvoorbeeld verkeerde declaratie)

In dit geval geldt een belangrijke regel:

Goedgekeurde regels mogen NOOIT intern worden gecrediteerd.
Deze móeten extern worden gecrediteerd via VECOZO.

Waarom?
Omdat de zorgverzekeraar deze regel al heeft verwerkt (en mogelijk al heeft betaald).

5. Overzicht in één oogopslag

6. Eenvoudige samenvatting (voor snelle lezers)

• ❌ Afgekeurd door zorgverzekeraar?
  → Intern crediteren, corrigeren, opnieuw factureren.

• ✅ Goedgekeurd, maar toch fout?
  → Altijd extern crediteren via VECOZO indien je een aanpassing wilt doen.