1. Registratie van cliënt en ouders/verzorgenden
1.1 Cliënt (kind/jongere)
Het kind/de jongere wordt aangemaakt als cliënt in het systeem.
Hierbij worden de persoonlijke gegevens van het kind vastgelegd, waaronder naam en geboortedatum.
BSN van het kind.
Telefoonnummer en mail indien bekend
1.2 Ouders/verzorgenden
Elke ouder of verzorgende wordt afzonderlijk aangemaakt als relatie bij de cliënt.
Per ouder/verzorger registreer je bij voorkeur:
Een eigen e-mailadres
Een eigen telefoonnummer
Een BSN (optioneel)
Belangrijk om te weten:
Het BSN van een ouder/verzorger is niet verplicht voor registratie als relatie.
Zonder BSN kan er geen portaal worden aangemaakt.
Ouders/verzorgenden zonder portaal kunnen documenten niet digitaal via het portaal ondertekenen.
Om digitale communicatie en ondertekening mogelijk te maken, adviseren wij daarom om – indien mogelijk – het BSN van gezaghebbende ouders/verzorgenden vast te leggen.
LET OP geef een ouder alleen portaal toegang indien deze ook inzage mag hebben in wanneer welke sessie plaatsvind.
2. Portaaltoegang
Een portaal kan worden aangemaakt voor:
De cliënt (indien van toepassing)
Iedere ouder/verzorger afzonderlijk
Voor het aanmaken van een portaal is altijd een BSN vereist.
Heeft een ouder/verzorger geen BSN geregistreerd, dan:
Is portaaltoegang niet mogelijk
Moet worden uitgeweken naar ondertekening op kantoor of op papier
3. Zorgvoorwaarden en behandelplan
Binnen het systeem kunnen de zorgvoorwaarden en het behandelplan ter ondertekening worden aangeboden.
De wijze waarop deze documenten technisch en functioneel worden aangeboden, verzonden en vastgelegd, wordt uitgebreid beschreven in aparte handleidingen.
Deze handleiding richt zicht niet op de functionele opties van CareCheck
4. Wie moet tekenen? (wettelijk kader)
Voor de Kinder- en Jeugdzorg gelden wettelijke regels voor ondertekening, afhankelijk van de leeftijd van de cliënt.
Overzicht per leeftijdscategorie
Leeftijd cliënt | Wie tekent |
|---|---|
0–12 jaar | Gezaghebbende ouder(s)/verzorger(s) |
12–16 jaar | Gezaghebbende ouder(s)/verzorger(s) én de cliënt |
Vanaf 16 jaar | Alleen de cliënt |
Deze regels zijn van in CareCheck van toepassing op:
Zorgvoorwaarden
Behandelplan (diagnostiek en evaluatieplan)
5. Vastleggen van gezag
Het is essentieel dat duidelijk wordt vastgelegd welke ouders/verzorgenden gezaghebbend zijn.
Alleen gezaghebbende ouders/verzorgenden mogen tekenen namens de cliënt.
Registreer gezag zorgvuldig, volledig en correct in het systeem.
Advies
Registreer alle gezaghebbende ouders/verzorgenden.
Laat bij voorkeur alle gezaghebbenden tekenen, zeker bij:
Start van de zorg
Nieuwe behandelplannen
6. Afwijkingen en eigen beleid
Wanneer ouders op goede voet met elkaar leven, kan ervoor worden gekozen om:
Slechts één gezaghebbende ouder te laten tekenen.
Dit is geen wettelijke verplichting, maar een beleidskeuze.
Iedere instelling of praktijk dient hier zelf duidelijke afspraken en beleid over vast te stellen en dit consequent toe te passen.
7. Samenvatting (kort)
BSN ouder/verzorger is niet verplicht, maar:
Zonder BSN geen portaal
Iedere ouder/verzorger heeft een eigen relatie en contactgegevens.
Wie tekent is afhankelijk van leeftijd en gezag.
Functionele uitleg van documenten staat in aparte handleidingen.
Leg gezag volledig vast en maak duidelijke beleidskeuzes bij uitzonderingen.