De instructie is opgebouwd uit de volgende onderdelen
Verplichte inrichting – stap voor stap uitvoeren
Deze onderdelen moeten worden ingesteld en doorlopen
Optioneel - (koppelingen)
Dankzij de integratie met ZorgDomein en ZorgMail verloopt het werkproces sneller, veiliger en met minder administratieve belasting.
Standaardinrichting (optioneel aanpasbaar)
Is al ingesteld en kan waar nodig worden aangepast
Opties die momenteel niet zijn ingericht
Nog niet beschikbaar of niet van toepassing
1 Verplichte inrichting - stap voor stap uitvoeren
1.1 Locatie
Pas de aangemaakte locatie aan
Voeg eventuele andere locaties toe indien dit van toepassing is
Locatie: Systeem - Locatie
Instructie
1.2 Instelling Praktijk
Wijzig en vul de huidige praktijkgegevens aan
Locatie: Systeem - Instelling / Praktijk
Instructie
LET OP de standaard template is ingericht voor een praktijk. Een instelling zal de setting moeten aanpassen. Dit kan aangepast worden:
Systeem - Instelling / Praktijk - ZPM - instellingen en ook
Systeem - Instelling / Praktijk - ZPM - locatie instellingen.
1.3 Communicatie instellingen
Hierin zijn alle standaard mails opgenomen die aan een client verstuurd worden. Hierin moeten de praktijk gegevens worden toegevoegd en de mail gegevens.
Locatie: Instellingen - Communicatie instellingen
Instructie
1.4 Gebruikers
Hierin worden de gebruikers/ therapeuten opgenomen die gebruik maken van het systeem.
Let op: Wanneer er een data‑import plaatsvindt (bijvoorbeeld het overzetten van gegevens van het oude systeem naar CareCheck), stem deze stap dan altijd vooraf af met een medewerker van CareCheck.
Locatie: Systeem - Gebruikers
Instructie
1.5 Vecozo
CareCheck werkt met het systeemcertificaat van Vecozo. Dit certificaat is noodzakelijk om het berichtenverkeer en de declaraties correct en veilig te laten verlopen. Met het Vecozo systeemcertificaat worden binnen CareCheck de volgende processen ondersteund:
ZPM (Zorgprestatiemodel) Met het systeemcertificaat kan voor ZPM‑cliënten een COV‑controle plaatsvinden en kunnen declaraties worden ingediend.
Jeugd en WMO Voor Jeugd en WMO wordt het systeemcertificaat gebruikt voor het berichtenverkeer (zoals toewijzingen en start-/stopberichten) én voor het declareren.
Zonder een correct ingesteld systeemcertificaat is het niet mogelijk om deze processen via CareCheck uit te voeren.
Locatie: instellingen - Certificaten - Tweede tabblad: Vecozo - Upload certificaat
Instructie
1.6 Widgets en algemene instellingen
Hiervoor worden nog instructies uitgewerkt, dit kan nu in overleg met CareCheck worden ingericht.
2 Optioneel - (koppelingen)
2.1 Zorgdomein
Indien je zorgdomein wilt gebruiken kun je na activatie in CareCheck, de koppeling activeren vanuit je eigen zorgdomein account. Zo komen de verwijsbrieven in het systeem binnen en kan je met 1 druk op de knop de client aanmaken en de verwijsbrief koppelen.
Locatie: Systeem - Instelling / Praktijk - ZorgDomein
Instructie
2.2 Zorgmail
Met Zorgmail kun je beveiligde email versturen naar een ontvanger verwijzer, huisarts cliënten en zijn naasten die zorgmail en geen zorgmail hebben.
Deze koppeling zorgt er voor dat de de huisarts brieven module kunt gebruiken uit het systeem zodat je deze brieven niet handmatig hoeft te versturen. Dit scheelt veel tijd.
Locatie: Systeem - Instelling / Praktijk - inlog gegevens
Instructie
3 Standaardinrichting (optioneel aanpasbaar)
3.1 Sessie types
Hier zijn de standaard sessietypes opgenomen die toereikend zijn voor iedere vrijgevestigde praktijk binnen de Jeugd en ZPM. Mocht er behoefte zijn aan specifieke sessietypes of sessierapportages, dan kunnen deze hier worden aangemaakt of aangepast
Let op: Wanneer er een data‑import plaatsvindt (bijvoorbeeld het overzetten van gegevens van het oude systeem naar CareCheck), stem deze stap dan altijd vooraf af met een medewerker van CareCheck.
Locatie: Instellingen - Sessietyppes
Instructie
3.2 Sessie verslag templates
Hier zijn de standaard sessieverslag templates opgenomen die toereikend zijn voor iedere vrijgevestigde praktijk binnen de Jeugd en ZPM. Mocht er behoefte zijn aan specifieke sessie verlag templates, dan kunnen deze hier worden aangemaakt of aangepast.
Locatie: Instellingen - Sessie verslag template
Instructie
3.3 Behandelplan
Hier is een standaard intake verslag behandelplan opgenomen die toereikend is voor iedere vrijgevestigde praktijk binnen de Jeugd en ZPM. Mocht er behoefte zijn aan specifieke vragen of instellingen, dan kunnen deze hier worden aangemaakt of aangepast
Houdt er rekening mee dat de huisartsen brieven afhankelijk van de aanpassingen ook aangepast dienen te worden.
Locatie: Instellingen -Intakevragenlijst & Behandelplan
Basis uitleg
Vraagtypes
Opstellen
3.4 Huisarts brieven
Hier zijn standaard huisartsenbrieven opgenomen die toereikend zijn voor iedere vrijgevestigde praktijk binnen de Jeugd en ZPM. Mocht er behoefte zijn aan specifieke brieven, dan kunnen deze hier worden aangemaakt of aangepast
Locatie: Instellingen - Template verwijzersbrief
Instructie
3.5 Communicatie centrum
Communicatiecentrum wordt gebruikt voor het inrichten van op de eigen Praktijkgerichte mails en rapportages. In deze handleiding wordt beschreven hoe je mails en rapportage kunt inrichten en beheren die later gebruikt worden binnen het Communicatiecentrum
Locatie: Communicatie centrum - template
Instructie
4 Opties die momenteel niet zijn ingericht
4.1 Webformulier
Op de website kan er een link worden geplaatst waarmee een client zichzelf kan aanmelden. In onderstaande instructie wordt uitgelegd hoe je deze kan bouwen en plaatsen op de site.
Locatie: instellingen - web formulier
Instructie
4.2 Brieven goedkeuren
Het kan worden ingesteld dat een client eerst toestemming moet geven op een huisartsen brief voordat deze verstuurd wordt. In deze instructie wordt uitgelegd waar en hoe je dit instelt.
Locatie: Instellingen - algemene instellingen - goedkeuren brieven
Locatie: Instellingen - Template verwijzersbrief
Instructie
4.3 Communicatiecentrum
Communicatiecentrum wordt gebruikt voor het inrichten van op de eigen Praktijkgerichte mails en rapportages. In deze handleiding wordt beschreven hoe je mails en rapportage kunt inrichten en beheren die later gebruikt worden binnen het Communicatiecentrum
Locatie: Communicatiecentrum
Instructie
4.4 CareAI
Met deze AI‑optie wordt de sessie automatisch opgenomen en omgezet in een samenvatting van het sessieverslag. De therapeut hoeft de samenvatting alleen te controleren en goed te keuren, wat veel tijd bespaart bij de verslaglegging.
LET op neem eerst via support contract met ons op dat je deze functie wil inschakelen.
Locatie Systeem - instelling praktijk - Inloggegevens - AI
Instructie instellen
CareAi kan nu worden ingezet voor het maken van de sessie verslagen.
Locatie instellingen - AI templates
Instructie instellen