Bij de overstap naar CareCheck doen wij als softwareleverancier ons uiterste best om alle aangeleverde data van de oude softwareleverancier volledig en correct te importeren.
Toch is het essentieel dat jullie als organisatie controleren of de gegevens in de nieuwe omgeving overeenkomen met de daadwerkelijk geregistreerde data in de oude omgeving.
Datamigratie blijft namelijk afhankelijk van:
De kwaliteit en volledigheid van de exportbestanden
De structuur van tabellen in de oude database
De technische mogelijkheden om bepaalde gegevens te importeren
Eventuele fouten of ontbrekende velden in de aangeleverde exports
Daarom vragen wij jullie om onderstaande controle zorgvuldig uit te voeren.
Uitvoeren in database import-
Bij de overgang naar ons systeem CareCheck worden er tijdelijk twee databases gewerkt:
praktijknaam.zsg.nl
Dit is de definitieve omgeving waarin jullie in de toekomst gaan werken. Alle inrichting, workflows en instellingen worden hier opgebouwd.import-praktijknaam.zsg.nl
Dit is de database waarin alle geïmporteerde data uit het oude systeem wordt geplaatst. Alle controles op geïmporteerde gegevens voer je uit in deze database.
Uitvoeren van een steekproef
Wij adviseren om een steekproef te controleren van:
10–20 open dossiers
10–20 gesloten dossiers
Eventueel: aanmelddossiers, inzorg en uitzorg dossiers
Deze mix geeft een realistisch beeld van de kwaliteit van de migratie.
Belangrijke waarschuwing
Let op de datum van de export. Voorbeeld:
Export uitgevoerd op 1 maart
Controle uitgevoerd op 25 maart
Alle gegevens die tussen 1 en 25 maart zijn toegevoegd, kunnen niet in de migratie zitten.
Vergelijk dus altijd met de oude database zoals die was op het moment van export.
Controle op juistheid en volledigheid
Gebruik voor de controle zowel:
De oude database (zoals die op de exportdatum was)
De exportbestanden (cliëntgegevens, agenda/sessies, dossiers)
Management suite - Tools - zorgtraject management
De nieuwe database
Aanvullende aanbevelingen
Controleer ook of alle cliëntgroepen zijn meegenomen:
Inzorg
Uitzorg
Aanmeldingen
Let op dubbele cliënten of dubbele trajecten (komt soms voor bij migraties).
Controleer of documenten correct zijn gekoppeld aan het juiste traject of de juiste sessie.
Let op datums die verschoven kunnen zijn door tijdzone‑ of formaatverschillen.
Hieronder staat een overzicht van alle onderdelen die gecontroleerd moeten worden.
1 Controle van cliëntgegevens
1.1 Basisgegevens
Controleer per cliënt of de volgende gegevens volledig en juist zijn overgenomen:
Naam
Geboortedatum
Geslacht
BSN
Adresgegevens
Contactgegevens (telefoonnummer, e‑mail)
Overige persoonsgegevens
Relaties
Eventuele cliëntnotities (let op: dit gaat vaak mis bij migraties)
Locatie: Cliënten
2 Controle van zorgtrajecten (episodes)
2.1 Episode-informatie
Controleer per zorgtraject:
Status: open of gesloten
Startdatum
Einddatum (indien gesloten)
Zorgvoorwaarden
Verwijsbrief aanwezig
Alle controle‑regels op ‘Ja’
AGB-code
Verwijstype
Verwijsdatum
Privacy verklaring
Locatie: Zorgepisode - zorgtraject - Zorgepisode
2.2 Zorgtrajectgegevens
Controleer of de volgende velden correct zijn overgenomen:
Setting (ZPM)
Regiebehandelaar
Behandelaar
Waarnemend regiebehandelaar
Aanvullende behandelaren
Locatie
UUID (ZPM)
Labels (ZPM)
Gemeente en regio (JEUGD en WMO)
ZPM: De verzekering wordt pas bij live gang gevuld.
Locatie: Zorgepisode - zorgtraject - Zorgtraject
3 Controle van het dossier
Controleer of alle dossieronderdelen aanwezig en volledig zijn:
3 Dossier intake Tab
HONOS (indien van toepassing)
Diagnose(s)
Intakeverslag (indien juiste opbouw oude dossier)
Behandelplan ondertekend (indien juiste opbouw oude dossier)
4 Dossier behandel tab
Sessies
Sessie verslagen
5 Dossier extra documenten
Overige dossierdocumenten, zoals:
Verstuurde huisartsbrieven
Intake- en behandelplannen
Evaluaties
Correspondentie
Bijlagen
Intakeverslag (indien niet opgenomen bij de intake tab)
Behandelplan ondertekend (indien niet opgenomen bij de intake tab)
Locatie: Zorgepisode - dossier
