Zorgvoorwaarden* / behandelovereenkomst

Inhoud

• Doel van zorgvoorwaarden.

• Waar maak je zorgvoorwaarden aan.

• Nieuwe zorgvoorwaarden aanmaken.

• Voorbeeld : Automatische incasso.
  Voorbeeld : Machtiging voor het delen van patientgegevens.
  Voorbeeld : Teksten.

• Ondertekenen van zorgvoorwaarden.

• Herinneringen versturen

• Verwerking van zorgvoorwaarden.

• Management overzichten mbt zorgvoorwaarden.

• Zorgvoorwaarden toevoegen.

Doel van Zorgvoorwaarden

• Zorgvoorwaarden worden voor aanvang van een behandeling verstuurd  aan de client.

• Zorgvoorwaarden bevatten de voorwaarden van de praktijk / instelling voor de behandeling.

• De zorgvoorwaarden bieden de mogelijkheid de toestemming van de client voor het uitwisselen van informatie vast te leggen (verwijzer, AWKA, NZA).

Waar maak je zorgvoorwaarden aan

• Ga naar Instellingen - Zorgvoorwaarden - klik op 'Maak zorgvoorwaarden aan'.

Nieuwe zorgvoorwaarden aanmaken

• Geef de nieuwe zorgvoorwaarden een naam.

• Kies taal (kies uit nederlands, engels, turks of pools).

• Definieer leeftijd.

• Schakel zorgvoorwaarden pas in, nadat ze goedgekeurd zijn.

• Kies in de voorwaarden de juiste elementen.

• Met de pijltjes kun je de elementen verplaatsen van boven naar beneden en zo de volgorde veranderen.

VOORBEELD: Automatische incasso

• Automatische incasso gebruik je in geval van in geval van no-show facturen, niet verzekerde zorg of zorg zonder of met een te late verwijsbrief.
  
  

• Automatische incasso en machtigingen hebben verplichte velden: het is verplicht om tekst toe te voegen.

Voorbeeld tekst :

1. Geef titel : 'Automatische incasso'.

2. Ik maak geen gebruik van automatische incasso. Ik betaal een opslag van € <bedrag> aan administratiekosten per factuur.

3. Ik kies voor automatische incasso. Ik machtig <Praktijknaam> en verleen hierbij tot wederopzegging een machtiging aan <Praktijknaam>  de verschuldigde bedragen ten behoeve van de gevolgde behandeling bij <Praktijknaam> van bovengenoemde cliënt <aantal> dagen na factuurdatum van mijn rekeningnummer af te schrijven. Indien de behandeling onder de verzekerde zorg valt, betreft het hier die afspraken die hier niet onder vallen, zoals no show afspraken. Bedragen mogen worden afgeschreven van: (hier wordt de rekeningnummer van de client automatisch opgehaald door het systeem). 

VOORBEELD: Machtigingen voor het delen van patiëntgegevens

Voeg het element 'Machtigingen voor het delen van patiëntgegevens' toe aan de zorgvoorwaarden .

• In het titel veld schrijf je de openingszin voor dit onderdeel.
  Bijvoorbeeld: "Client geeft apart toestemming voor het feit dat:"

• Vink aan welke elementen van belang zijn  (1e kolom).

• Typ de gewenste tekst per gekozen element in het veld bij (2e kolom).
  Bijvoorbeeld: "Praktijk informatie mag opvragen bij de huisarts, specialist of collega-therapeut".

• Een behandelaar ziet in het dossier van de client of hij toestemming geeft om een brief aan de huisarts te sturen.

VOORBEELD: Teksten

• Info van huisarts "<praktijknaam> mag informatie opvragen bij de huisarts, specialist of collega-therapeut".

• Verslag naar huisarts "<praktijknaam> verslag mag doen van de behandeling aan de huisarts en / of collega-verwijzer".

• Verslag naar Zorgverzekeraar "<praktijknaam> mag informatie verstrekken aan de zorgverzekeraar, indien deze daartoe een verzoek indient".

• Informatie mag gebruikt worden voor kwaliteitsaudits "de gegevens die zijn opgeslagen in het cliëntdossier ter inzage kunnen worden aangeboden tijdens in‐ of externe audits. Dit zijn onderzoeken waarbij geheimhouding is gewaarborgd en die bijdragen aan het verbeteren van de zorg‐ en dienstverlening" .

• AKWA "Ik ben voldoende geïnformeerd over de samenwerking tussen mijn zorgaanbieder en Akwa GGZ om continue de kwaliteit van de zorg te kunnen verbeteren (voor meer informatie lees de folder). Ik geef uitdrukkelijk toestemming aan mijn zorgaanbieder om mijn ROM- en EPD-gegevens te delen met Akwa GGZ. Ik geef daarnaast uitdrukkelijk toestemming aan Akwa GGZ om samen met zorgaanbieders mijn ROM- en EPD-gegevens te gebruiken voor het verbeteren van de geestelijke gezondheidszorg en voor onderzoek om zorgstandaarden te verbeteren".

• Audio opnemen "De cliënt geeft toestemming voor het maken van een audio-opname van de sessie, met als doel om via kunstmatige intelligentie (AI) een sessieverslag op te stellen".

Zorgvoorwaarden toevoegen

• Wie tekent : Client zelf de zorgvoorwaarden, of ouders / voogden etc.

• Hoe te tekenen : Op kantoor, per mail, in het portaal, per post.

• Wat te tekenen : Selecteer de juiste zorgvoorwaarden.

• Voorbeeld : ter controle, daarna versturen.

Ondertekenen van zorgvoorwaarden

• In de zorgepisode zie je welke zorgvoorwaarden verstuurd zijn en wanneer.

• Rood licht geeft aan dat de voorwaarden nog niet ondertekend zijn.

• Groene zorgvoorwaarden zijn wel ondertekend.

• Bij het toevoegen van de zorgvoorwaarden bepaal je:
  * Wie de zorgvoorwaarden ondertekent (vader, moeder, kind, mantelzorger, leraar etc.).
  * Hoe de zorgvoorwaarden worden ondertekend (in het portaal, in de spreekkamer, per post).
  * Wat ze moeten ondertekenen (je maakt hier een selectie uit de zorgvoorwaarden).
  Dan zie je het voorbeeld, je klikt op voeg toe.

• Nu kunnen de zorgvoorwaarden ondertekend worden.
  
  

De afbeeldingen hieronder:

• Wie ondertekent de zorgvoorwaarden?

• Hoe worden de zorgvoorwaarden ondertekend.
  - in het portaal,
  - op kantoor,
  - schriftelijk / per post.

• Wat wordt ondertekent: kies het juiste document (in de juiste taal).

• Je krijgt een voorbeeld. Eventueel kun je nog iets wijzigen met de 'terug' knop. Is het document akkoord, klik op 'voeg toe'.

Herinneringen versturen

• Ga naar Instellingen - Algemene instellingen - Herinneringen.

• Hier kun je instellen hoeveel herinneringen je wilt versturen en op welk tijdstip.

• Als een client zijn e-mail adres eenmaal gevalideerd heeft, worden de zorgvoorwaarden in de herinneringsbatch alsnog verstuurd.

• Wordt een e-mailadres pas gevalideerd nadat de laatste herinneringsbatch verstuurd is, dien je deze zorgvoorwaarden alsnog handmatig te versturen.

Verwerking van de zorgvoorwaarden

Een client ontvangt de zorgvoorwaarden per e-mail of in het cliëntenportaal (gele knop).

• Bij 2 zie je alle verstuurde zorgvoorwaarden en ook welke nog door de client ondertekend moeten worden.

• De keuze van een client wordt volledig automatisch verwerkt in het systeem.

• Bijvoorbeeld: als een client geen toestemming geeft voor het sturen van een brief naar de huisarts, dan kan de behandelaar geen brief versturen naar de huisarts.

• Als bij 'AKWA' of 'Data uitvraag NZA' de client 'nee' zegt, dan verstuurt het systeem geen informatie naar AKWA of NZA.

Management overzichten mbt zorgvoorwaarden

• Ga naar Management Suite - Overzichten - Zorgtraject management - Zorgepisode management.

• Zorgepisodes met en zonder Zorgvoorwaarden.

• In dit overzicht zie je welke zorgvoorwaarden nog niet ondertekend zijn.