Starthandleiding CareAI

Welkom bij CareAI

CareAI neemt het gesprek met je cliënt op, zet het om in een transcript en maakt daar met een AI-template een verslag van, dat jij controleert en opslaat in CareCheck. Zo schrijf je minder zelf en houd je meer aandacht voor het gesprek.

Deze handleiding brengt je in vijf stappen van aanvraag tot je eerste opgeslagen verslag. Daarna volgen tips voor verantwoord gebruik en oplossingen voor veelvoorkomende problemen.

Waar je CareAI kunt gebruiken

• Sessieverslag: neemt een fysieke of online sessie op en maakt een samenvatting volgens je template. Start via het dashboard of de afspraak → Start Care AI.

• Intakeverslag & behandelplan: neemt het intakegesprek op en vult vragen in het intakeverslag in. Start via Dossier → intakeverslag → Bekijk/wijzig → CareAI-knop rechtsonder.

• Cliëntnotities: maakt een notitie zonder dat er al een zorgepisode of traject is, bijvoorbeeld in de triage. Start via Cliënten → cliënt → potloodje → kopje Notities.

• Agendablok (niet cliëntgebonden): maakt een verslag van bijvoorbeeld een teamoverleg of lunchbespreking. Start via de afspraak in de agenda → CareAI Memo.

CareAI herkent Nederlands goed: in de spraaktests in het Kenniscentrum is het foutpercentage voor Nederlands 4,3 tot 5,2%. Ook veel andere talen worden ondersteund (FAQ CareAI Talen die ondersteund worden).

Voordat je begint

Zorg dat deze vier punten geregeld zijn voordat je de eerste sessie opneemt.

• Module aangevraagd bij Support. CareAI moet eerst door CareCheck worden vrijgegeven. Stuur een mail of maak een ticket via Support → Dien een verzoek in met de vraag om CareAI te activeren. Wil je het aantal CareAI-gebruikers begrenzen, vermeld dan direct hoeveel gebruikers maximaal.

• Beheerder aangewezen. Voor het instellen heb je toegang nodig tot Systeem en Instellingen. Spreek af wie dat binnen jullie praktijk doet.

• Privacy-afspraken gecontroleerd. Bepaal of cliënten vooraf toestemming moeten geven voor een audio-opname, en pas zo nodig je zorgvoorwaarden en privacyverklaring aan (zie stap 2).

• Geschikte browser en microfoon. Gebruik bij voorkeur Google Chrome op een computer. Online sessies opnemen werkt niet in Safari, niet in Firefox op macOS en niet op mobiele telefoons.

Inrichten in vier stappen

De beheerder richt CareAI één keer in. Daarna kan elke behandelaar met CareAI-rechten direct aan de slag.

Stap 1: CareAI aanzetten

1. Ga naar Systeem → Instelling / praktijk en klik op het potloodje.

2. Open Inloggegevens en daarin het tabblad AI.

3. Zet onder het kopje CareAI Schakel de CareAI-integratie in op het dashboard op Ja. Je ziet dan de knop Start Care AI in de widget Afspraak vandaag op het dashboard.

4. Klik op Bewaar.

Stap 2: Toestemming en privacy bepalen

Op hetzelfde tabblad AI kies je hoe streng CareAI met toestemming en persoonsgegevens omgaat.

Schakel de controle op de 'Care AI'-vraag in bij 'Zorgvoorwaarden'

• Ja: CareAI werkt alleen bij cliënten die in hun zorgvoorwaarden toestemming gaven voor een audio-opname.

• Nee: CareAI kan altijd worden gebruikt, ook zonder vastgelegde toestemming.

Redacteer persoonlijke informatie

• Redacteer alles: persoonsgegevens, ook namen, worden zoveel mogelijk automatisch afgeschermd voordat ze naar CareAI gaan.

• Redacteer alles behalve namen: namen van cliënt en behandelaar blijven tijdelijk (maximaal 20 seconden) zichtbaar binnen de AI-verwerking; overige persoonsgegevens worden afgeschermd. Je moet dit apart bevestigen.

• Redacteren uit: er wordt niets automatisch afgeschermd.

Wij adviseren de controle op toestemming op Ja te zetten en te kiezen voor Redacteer alles, tenzij je een duidelijke reden hebt om namen in het verslag te willen. Het afschermen gebeurt automatisch (met herkenning van persoonsgegevens) en is niet waterdicht: controleer het verslag altijd zelf.

Zet je de toestemmingscontrole aan, voeg dan de toestemming toe aan je zorgvoorwaarden:

1. Ga naar Instellingen → Zorgvoorwaarden en open je zorgvoorwaarde met het potloodje.

2. Zorg dat het blokelement Machtigingen voor het delen van cliëntgegevens erin staat en zet daarin de machtiging voor de audio-opname aan, bijvoorbeeld: "De cliënt geeft toestemming voor het maken van een audio-opname van de sessie, met als doel om via kunstmatige intelligentie (AI) een sessieverslag op te stellen."

3. Klik op Wijzig. CareAI werkt daarna alleen bij cliënten die deze toestemming in hun zorgvoorwaarden hebben gegeven.

Stap 3: Gebruikers toegang geven en transcripten bewaren

1. Ga naar Instellingen → Algemene instellingen → Dossier en Zorgtraject → CareAI.

2. Klik bij Gebruikersaccounts die CareAI kunnen gebruiken op Gebruiker toevoegen en kies de behandelaren die CareAI mogen gebruiken. Toegang intrekken doe je door iemand uit de lijst te verwijderen; je ziet die gebruiker daarna terug onder Gebruikersaccounts die CareAI gebruikten.

3. Bepaal bij Transcript opslaan of het volledige transcript van een microfoonopname wordt bewaard. Staat dit op Ja, dan vind je het transcript terug in het sessieverslag. Klik op Wijzig.

Stap 4: Een AI-template maken en koppelen

Een AI-template vertelt CareAI wat het met het transcript moet doen. Zonder template kan CareAI geen verslag maken.

1. Ga naar Instellingen → AI templates en klik op Voeg toe.

2. Vul een Naam in (bijvoorbeeld Sessieverslag) en kies bij Gebruikt voor: Sessieverslagen voor behandelsessies, Cliëntnotities voor notities zonder zorgepisode of traject (bijvoorbeeld in de triage), of Agendablok: niet-cliëntgebonden verslagen voor bijvoorbeeld overleggen.

3. Kies een Startdatum.

4. Voeg uit Beschikbare blokelementen een Ai prompt toe (en eventueel Cliëntinformatie). Geef de prompt een Label (bijvoorbeeld Samenvatting), bepaal of het veld Verplicht is en schrijf in Prompt inhoud wat de AI moet doen. Met Voorbeeld bekijk je het resultaat.

5. Klik op Voeg toe.

6. Koppel het template (zie hieronder).

Het template koppelen

• Sessieverslagen: ga naar Instellingen → Sessietypes, open het sessietype met het potloodje, vink onder AI templates het template aan en klik op Wijzig. Let op: aan het sessietype moet óók een gewoon sessieverslag gekoppeld zijn, want daarin wordt het AI-verslag opgeslagen.

• Agendablok: klik in het overzicht van AI templates op Manage, kies het blok (bijvoorbeeld Lunch) en klik op Bewaar.

• Cliëntnotities hoef je niet te koppelen.

Tip voor een goede prompt. "Maak een samenvatting" werkt, maar een vaste structuur geeft betere en consistentere verslagen. Beschrijf de rol, de opdracht en de koppen, bijvoorbeeld:

JavaScriptJe bent een ervaren GZ-psycholoog. Schrijf een feitelijk sessieverslag op basis van het transcript.
Gebruik alleen informatie die in het transcript staat; voeg geen diagnoses of aannames toe.
Gebruik deze koppen:
1. Kern van de sessie (5–7 zinnen)
2. Besproken klachten en situaties
3. Interventies
4. Huiswerk en afspraken
5. Plan voor de volgende sessie

Stap 5: Je eerste verslag maken

Begin met een sessieverslag: dat is de meest gebruikte toepassing en de andere werken op dezelfde manier.

Sessieverslag van een sessie op locatie

1. Ga naar het Dashboard. Bij afspraken met een sessietype waaraan een AI-template is gekoppeld, zie je de knop Start Care AI. Klik erop.

2. Klik op de opnameknop en daarna op microphone recording start. Geeft je browser een melding over de microfoon, kies dan Toestaan.

3. Voer het gesprek zoals je gewend bent.

4. Klik aan het einde op stop recording. Het volledige transcript verschijnt in het venster.

5. Kies het AI-template en klik op maak samenvatting volgens dit transcript (of op het label, bijvoorbeeld Samenvatting). CareAI maakt nu het verslag.

6. Lees het verslag volledig door. Wil je iets anders? Gebruik Verbeter met AI-prompt (zie hieronder).

7. Vink Ik heb de AI samenvatting gelezen aan en klik op Sla samenvatting als sessieverslag op.

8. Controleer in de agenda dat het sessieverslag is toegevoegd: het icoon is veranderd in een potloodje. Via dat potloodje kun je het verslag nog aanpassen.

Geen opname gemaakt? Je kunt ook een bestaand transcript of aantekeningen in het veld plakken en daar een verslag van laten maken.

Online sessie (beeldbellen)

1. Start CareAI zoals hierboven. Klik op de optie voor een online meeting (het computericoon).

2. Volg de instructie in de pop-up en deel de systeemaudio. Gebruik je Google Meet of een ander gesprek in Chrome, dan kun je ook alleen dat tabblad delen.

3. Loopt de teller en zie je geen waarschuwing, dan wordt ook het geluid van de cliënt opgenomen. De rest gaat hetzelfde als bij een sessie op locatie.

Dit werkt voor standaard sessieverslagen en voor het intakeverslag en behandelplan.

Intakeverslag en behandelplan

1. Ga naar het Dossier van de cliënt, zoek het intakeverslag en klik op Bekijk/wijzig.

2. Klik rechtsonder op de CareAI-knop en in het nieuwe venster op Start. Sta de microfoon toe als je browser erom vraagt.

3. Klik op Stop als het gesprek klaar is of als je wilt pauzeren.

4. Klik op Samenvatten en opslaan. Na korte tijd laat CareAI zien welke vragen van het intakeverslag zijn ingevuld.

5. Klik op Sluiten en werk het intakeverslag verder af zoals gebruikelijk.

Dit werkt alleen als de cliënt in de zorgvoorwaarden toestemming heeft gegeven voor een audio-opname.

Cliëntnotitie (bijvoorbeeld in de triage)

1. Ga naar Cliënten, zoek de cliënt en klik op het potloodje.

2. Klik onder het kopje Notities op Care AI.

3. Neem op of voer een transcript in en laat de samenvatting maken.

4. Bevestig dat je de samenvatting hebt gelezen en dat die klopt, en sla op. Het transcript wordt bij de notities van de cliënt bewaard.

Agendablok, zoals een overleg

Plan het gekoppelde blok in de agenda in, klik op de afspraak en kies CareAI Memo. Je komt in het normale CareAI-scherm met het gekoppelde template.

Verslag bijschaven met Verbeter met AI-prompt

Is het verslag bijna goed? Klik op Verbeter met AI-prompt en beschrijf wat er anders moet, bijvoorbeeld "Herschrijf de samenvatting formeler" of "Noem de cliënt hem in plaats van haar". Klik op Genereer verbetering en accepteer de nieuwe versie als je tevreden bent. Deze knop is alleen beschikbaar als het verslag met AI is gemaakt, en is bedoeld voor tekstverbetering, niet voor diagnoses of advies.

Verantwoord gebruik

CareAI schrijft een concept; jij blijft als behandelaar verantwoordelijk voor wat er in het dossier komt.

• Controleer elk verslag. Daarom moet je altijd aanvinken dat je de AI-samenvatting hebt gelezen voordat je kunt opslaan.

• Geen diagnoses of advies. Gebruik CareAI en de verbeterknop voor verslaglegging, niet om diagnoses of behandeladvies te laten bepalen.

• Informeer je cliënt. Vertel aan het begin van het gesprek dat je opneemt en waarvoor, ook als je de toestemmingscontrole niet hebt aangezet.

• Let op persoonsgegevens. Het automatisch afschermen kan iets missen. Haal gegevens die niet in het verslag horen er zelf uit.

• Goede opname, goed verslag. Zet de microfoon dicht bij het gesprek, beperk achtergrondgeluid en spreek duidelijk. Nederlands wordt goed herkend; bij andere talen kan de kwaliteit lager zijn.

• Begin klein. Start met één sessietype en één template, en verfijn de prompt na een paar sessies op basis van wat je mist.

Problemen oplossen

Ik zie de knop Start Care AI niet Controleer of de CareAI-integratie op het dashboard aanstaat (stap 1), of je als gebruiker CareAI-rechten hebt (stap 3) en of aan het sessietype van de afspraak een AI-template én een gewoon sessieverslag gekoppeld zijn (stap 4). Is CareAI nog niet door Support geactiveerd, dan werkt geen van deze instellingen.

CareAI werkt niet bij een bepaalde cliënt De toestemmingscontrole staat aan en deze cliënt heeft (nog) geen toestemming gegeven voor een audio-opname in de zorgvoorwaarden.

Er wordt niets opgenomen Sta de microfoon toe in je browser en controleer of de juiste microfoon is geselecteerd.

Online gesprek starten lukt niet of de cliënt is niet te horen Deel de systeemaudio (of het Chrome-tabblad van het gesprek). Werk je in Safari, Firefox op macOS of op een telefoon, stap dan over op Chrome op een computer.

Verbeter met AI-prompt is grijs Deze knop werkt alleen als het verslag met AI is gemaakt. Maak eerst een samenvatting.

Ik vind het transcript niet terug Zet Transcript opslaan op Ja (stap 3). Dit geldt alleen voor opnames die daarna zijn gemaakt.

Ik wil het aantal CareAI-gebruikers begrenzen Vraag dit aan bij Support en noem het gewenste maximum.

Hulp nodig?

Kom je er niet uit, klik dan in CareCheck rechtsboven op Support en kies Rapporteer een probleem of bug, Stel een vraag of Dien een verzoek in. Zet Toegang tot CareCheck toegestaan op Ja als we mogen meekijken; dat maakt het oplossen sneller (Aanvragen Support Ticket).

Alle CareAI-handleidingen

• Activeer CareAI in CareCheck: aanzetten en toestemmingscontrole

• Gebruikerslimiet instellen CareAI: gebruikers toegang geven of begrenzen

• Instellen transcript opslaan CareAI: transcripten bewaren

• AI Template sessieverslagen: template maken en aan sessietype koppelen

• AI Template cliëntnotities: notities zonder zorgepisode

• Koppel Care AI aan Blok: verslagen van agendablokken

• Sessieverslag CARE-AI: sessie opnemen en verslag maken

• Online Meeting CareAI: online sessies opnemen

• CareAI in intakeverslag en behandelplan: intake opnemen

• CareAI Magic Wand/Promptverbetering: verslag bijschaven

• FAQ CareAI Talen die ondersteund worden: herkenning per taal